Forderungs-Management: So kommen Betreiber schneller an ihr Geld

Pflegekassen und vor allem Sozialämter lassen sich Zeit mit der Begleichung von Rechnungen: Zahlungen treffen zum Teil erst mit bis zu sechs Monaten Verspätung ein. Manch ein Betreiber muss deshalb mit Außenständen in Millionenhöhe klarkommen. Der Bundesverband privater Anbieter sozialer Dienste (BPA) hat hochgerechnet, dass Pflegeträger deutschlandweit insgesamt rund eine halbe Milliarde Außenstände durch die Sozialämter schultern. Die schlechte Zahlungsmoral der gesetzlichen Kostenträger kann sich für Betreiber von Pflegeeinrichtungen zu einem massiven Liquiditäts-Problem auswachsen und im schlimmsten Fall in die Insolvenz führen.

Was können Betreiber-Unternehmen selbst tun, um Zahlungen zu beschleunigen und Schaden abzuwenden?

„Die Abrechnung einer Vielzahl von Posten mit unterschiedlichen Kostenträgern ist sehr komplex. Erschwerend kommt hinzu, dass die Prozesse bei den Kostenträgern zum Teil unübersichtlich gestaltet sind“, erklärt Terranus-Geschäftsführerin Anja Sakwe Nakonji. „Die Herausforderung für die Bewohnerabrechnung des Betreiber-Unternehmens besteht darin, offene Posten präzise zuzuordnen. Das ist die Voraussetzung, um überhaupt mahnen zu können.“

Jede Pflegeeinrichtung hat in der Regel mit mehreren Sozialämtern zu tun, da für die Zuordnung der Bewohner deren letzter Wohnort ausschlaggebend ist. Jede Pflegeeinrichtung hat innerhalb eines Sozialamts auch mehrere Sachbearbeiter als Ansprechpartner, die aufgrund von alphabetischen Einteilungen jeweils nur für eine kleine Gruppe der Bewohner zuständig sind. Diese Struktur hat zur Folge, dass Prüfungen und Zahlungsankündigungen (Avise) für eine Einrichtung zu unterschiedlichen Zeitpunkten erstellt werden. Außerdem werden die angekündigten Beträge von den Sozialämtern nur von einer Liste mit den betreffenden Bewohnernamen begleitet – ohne Aufschlüsselung nach Beträgen und einzelnen Leistungen wie zum Beispiel Pflegekosten und Taschengeld.

So bleiben Sie handlungsfähig

Nadja Beckmann ist Senior Consultant und Controllerin bei TERRANUS. Bei zahlreichen Interim Mandaten hat sie bereits das Forderungs-Management optimiert. Sie erklärt: „Die genaue Zuordnung der eingegangenen Zahlungen muss die Verwaltung eines Pflegeheims selbst übernehmen. Diese Aufgabe sollten Einrichtungen äußerst ernst nehmen und sehr zügig erledigen, denn nur wenn auf einen Blick ersichtlich ist, welche Rechnungen offen sind, seit wann und welcher Kostenträger dafür verantwortlich ist, kann man handeln.“

So sichern Sie Ihre Liquidität

Folgenden Maßnahmen verschaffen Ihnen Überblick über Ihre Forderungen und tragen dazu bei, dass Rechnungen zeitnah und korrekt bezahlt werden:

• Bringen Sie sich aktiv in den Prozess zu Meldung und Antragstellung beim Sozialamt ein. Warten Sie nicht, bis Angehörige von sich aus tätig werden, das kann den Stichtag für den Beginn der Zahlung unnötig verzögern.
• Auch wenn Bewohner Vermögenswerte wie z. B. ein Haus besitzen, können sie trotzdem zunächst ein Fall für die „Hilfe zur Pflege“ sein. Das Sozialamt gewährt die Zahlungen dann als Darlehen bis Angehörige oder der Betreuer die Immobilie verkauft haben.
• Prüfen Sie jeden Bescheid genau: Die Praxis zeigt, dass Bescheide oft fehlerhaft sind. Reklamieren Sie den Bescheid gegebenenfalls.
• Damit korrekte Rechnungen erstellt und Zahlungseingänge später zugeordnet werden können, müssen die Stammdaten aller Bewohner aktuell und vollständig sein: Pflegegrad, sämtliche Bescheide, Eigenanteil bzw. Rentenhöhe sowie Taschen- und Kleidergeld.
• Stellen Sie für Selbstzahler bzw. für die Abrechnung eines partiellen Eigenanteils direkt bei Einzug Rentenüberleitung oder eine Einzugsermächtigung sicher.
• Speichern Sie alle Debitoren in einheitlichen Datensätzen an einer zentralen Stelle. Das erleichtert die Orientierung und beugt Verwechslungen vor.
• Stellen Sie standardisierte, interne Handlungsrichtlinien für Zahlungsverzug und Forderungsausfälle auf.

„Pflegekassen reagieren in der Regel zügig auf Mahnungen, säumige Familienangehörige ebenso“, berichtet Nadja Beckmann aus Ihrer Erfahrung. „Sozialämter lassen sich davon hingegen weniger beeindrucken. Dennoch ist es wichtig, das Mahnverfahren korrekt anzuwenden, um als Einrichtung nachweisen zu können, die eigene Pflicht erfüllt zu haben.“ In den allermeisten Fällen können Außenstände durch schnelles Handeln und Hartnäckigkeit vollständig eingetrieben werden. Nadja Beckmann rät: „Einfach immer am Ball bleiben!“

Eine Lösung könnte auch vom Gesetzgeber herbeigeführt werden: „Von verschiedenen Seiten wird aktuell gefordert, zum Schutz der Pflegeeinrichtungen Abschlagszahlungen der Sozialämter einzuführen, etwa in Höhe von 80 % der jeweiligen Forderung“, berichtet Anja Sakwe Nakonji. „Das macht die Abrechnung zwar nicht einfacher, würde aber die Liquidität der Betreiber sichern“, begrüßt sie den Vorschlag.